De deur vliegt open en als een malle grijp ik om me heen. Mijn briefjes vliegen alle kanten op. 1..2..3..4.. heb ik ze allemaal? Note to self: deur goed dichtdoen als je het raam openzet. Of juist geen ‘note to self’ meer?
Zojuist schetste ik het doemscenario wanneer je losse briefjes of memoblaadjes gebruikt als reminders. Er is een oplossing voor en daar vertel ik je alles over.
Schrijf je suf
Laat ik vooropstellen dat er niks mis met memoblaadjes. Het visueel maken van de dingen die je nog moet doen, is supersterk. Stel je voor dat je alles in je hoofd op moet slaan, dan ben je gedoemd om belangrijke dingen te vergeten. Wie schrijft die blijft.
Maar wanneer je jouw volledige administratie van dagtaken en werkzaamheden op memoblaadjes schrijft en deze vervolgens op je bureau, muur, beeldscherm en prikbord hangt, houd je wel van risico in het leven; Je hoeft maar tegen je beeldscherm aan te stoten er vallen er een paar vanaf. Even niet opletten of wat verschuiven en je weet niet meer welke blaadjes je nu wel en welke je niet afgehandeld had.
Maar wat werkt dan beter? Want het werkt best lekker om snel iets op te schrijven en voor je neus te hangen,zodat je het niet vergeet. Je hebt meerdere opties, van digitaal tot papier en zelfs met het behoud van je memoblaadjes. Ik neem je mee.
Memoblaadjes behouden
Wanneer je echt nog geen afstand wilt doen van je blaadjes en deze persé wilt behouden, dan is het zaak dat je een waterdichte methode hebt voor jezelf. Deze begint met hoe je je notities maakt op je memoblaadjes:
- Schrijf de tijd en datum in de bovenhoek van je memoblaadje op, voordat je de boodschap op je blaadje schrijft. Zo weet je van wanneer de notitie is.
- Leer jezelf aan om een deadline bij je notitie op te schrijven.
- Kies drie vaste momenten per dag (of meer als jij een overkill aan memo’s hebt) en neem tien minuten de tijd om de memoblaadjes in je agenda of weekplanning te noteren.
- Gooi de verwerkte blaadjes dan weg om verder te werken vanuit je agenda of planning.
- Kies je ervoor om ze terug te hangen? Gooi ze per afgeronde taak af, zodat je toch een wat meer opgeruimd gevoel krijgt.
- Aan het einde van de dag inventariseer je de blaadjes die je nog hebt hangen en match deze met je agenda of weekplanning. Gooi ze daarna weg. Morgen weer een nieuwe dag.
Op deze manier is er geen paniek wanneer de memoblaadjes verdwijnen doordat bijvoorbeeld de geliefde huiskat besloten heeft van jouw bureau een relaxplek te maken.
Papier hier
Ben je bereid om je geliefde memoblaadjes de deur uit de doen, maar wil je wel trouw blijven aan papier? Dan is het tijd voor een notitieboek(je).
- Kies voor een boekje dat bij jou past:
- Ben je creatief ingesteld: kies voor een bulletjournal
- Wil je je taken zichtbaar op je bureau hebben: kies voor een A4-notitieboek
- Wil je je notitieboek altijd bij je hebben: kies voor een A5 notitieboek of kleiner wat handig mee te nemen is.
- Kies ook voor een pen of potlood die voor jou fijn werkt:
- Potlood wanneer je niet van strepen in je notitieboek houdt
- Uitwisbare pen wanneer je weet dat je normaal veel streept en geen potlood wilt
- Gekleurde gelpennen als je graag onderwerpen uitlicht
- Vulpen als je toch wel een beetje nostalgisch bent
Ook voor je notitieboek geldt: schrijf de datum en het onderwerp op van je notities. Tussendoor streep je weg of vink je aan. En aan het einde van de dag kijk je terug of er zaken zijn die je nog op moet pakken. Deze zet je in je weekplanning, zodat je ze niet vergeet. Nog geen weekplanning? In de volgende blog vertel ik je waarom je jezelf dan tekortdoet.
Let’s go digital
Ben je er klaar voor om helemaal to the max te gaan? Rigoureus te werk? Niks meer kwijtraken en er altijd bij kunnen? We gaan digitaal! Zelf werk ik met het programma Trello. Dit is een ultiem notitieboekje:
- Je maakt een ‘bord’ aan met een thema. Denk aan bijvoorbeeld:
- Weekplanning met taken
- Contentkalender
- Leadstrategie
- Klantbord
- Notitieblok
- In dit bord maak je verschillende ‘lijsten’ aan. Een lijst is een subonderwerp dat bij het bord past. Bij een bord wat je gebruikt als notitieblok denk je bijvoorbeeld aan de sub onderwerpen:
- Klantgesprekken
- To do’s
- Niet vergeten
- Coachingsgesprekken
- Webinars
- …
- In de lijsten maak je weer aparte kaarten aan, per notitie heb je dan een kaart. Deze kaarten kun je slepen, afvinken, verplaatsen naar andere borden.
Ik kan me voorstellen dat dit overweldigt wanneer je nooit eerder met een digitaal programma voor je notities hebt gewerkt. Maar geloof me, je gaat de handigheid waarderen. Er is een app voor op je telefoon zodat je direct een notitie in een door jouw gewenste bord maakt. Daarnaast heb je de desktopversie zodat je tijdens je werktijd ook direct jouw borden bijwerkt.
Kleine stappen voor meer succes
Naast deze drie mogelijkheden die ik je aan heb gedragen, zijn er nog extra tips en tussenstappen die ik je niet wil ontnemen. Want alleen met het vervangen van je memoblaadjes of het digitaliseren van de hele handel ben je er nog niet. Om te zorgen dat je niks van de wagen laat vallen, zijn er nog genoeg kleine stappen die je kunt nemen.
- Wil je je werkzaamheden toch direct voor je neus? Koop een uitwisbaar memobord. Goed voor het milieu en waait niet weg (lees dan ook wel even het stuk over de memoblaadjes en de vaste momenten, want voor je het weet hangen er drie memoborden aan de muur…)
- Gebruik de dictafoon (opnamemogelijkheid) van je telefoon. Dat ding is niet meer weg te denken van je zijde, dus dit is een handig trucje. Plopt er een idee binnen? Spreek die in! Neem een moment op de dag of in de week, waarop je deze uitwerkt.
- Reserveer bij het plannen van elke afspraak ook uitwerktijd in je agenda. De losse notities die je tijdens een gesprek maakt, zijn van grote waarde. Zorg dat je deze direct na een gesprek verwerkt. Zo raak je ze niet kwijt en heb je alles direct bij elkaar.
- De beste motivatie is een lege takenlijst. Voelt het fijn dat die memoblaadjes langzaam verdwijnen? Dit kan ook door je takenlijst door te strepen of je kaarten in Trello naar een ‘gedaanlijst’ te slepen.
En ben ikzelf nu helemaal van mijn memoblaadjes af? Oh nee, echt niet hoor. Ik gebruik ze nog regelmatig. Maar door mezelf aan de methode te houden, raak ik nu niet meer in paniek wanneer die deur openzwaait.
Dingen niet vergeten is een keuze. Door te kiezen en met kleine stapjes veranderingen aan te brengen. Is het alleen nog zaak niet te vergeten om die keuze te maken…
Salina
Geïnspireerd geraakt door deze blog over het digitaliseren van je planningen en notities? Download mijn gratis Trellobord om direct wat rust in je werkzaamheden te creëren. Het is een fijne kennismaking wanneer je het programma nog niet kent. Of een prettige toevoeging wanneer je al wel met Trello werkt.